Welche Behörden führen Praxisbegehungen durch?
Folgende Behörden kontrollieren regelmäßig Arztpraxen:
- Gesundheitsamt
- Gewerbeaufsichtsamt
- Amt für Arbeitsschutz
- Berufsgenossenschaft (BGW)
- Kassenärztliche Vereinigung (KV)
Diese Kontrollen dienen der Sicherstellung von Hygiene, Patienten- und Mitarbeiterschutz sowie der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Rechtliche Grundlagen einer Praxisbegehung
Die wesentlichen gesetzlichen Grundlagen und Vorgaben umfassen:
- Infektionsschutzgesetz (IfSG)
- Medizinproduktebetreiberverordnung (MPBetreibV)
- KRINKO/RKI-Empfehlungen
- MDR/MPDG
- Arbeitsschutzgesetz
- Biostoff-Verordnung
- Empfehlungen von Fachverbänden
Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Praxis alle aktuellen Vorgaben erfüllt.
Ablauf einer Praxisbegehung – Schritt für Schritt erklärt
Phase 1: Ankündigung der Begehung
Die Praxisbegehung wird üblicherweise 4-6 Wochen im Voraus angekündigt. Zusammen mit der Ankündigung erhalten Sie eine Checkliste von benötigten Unterlagen, wie:
- Hygieneplan
- Praxisorganigramm
- Mitarbeiterqualifikationen
- Geräte- und Medizinprodukteverzeichnis
Optimale Vorbereitung:
- Prüfen Sie Ihre Unterlagen und aktualisieren Sie diese rechtzeitig.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter hinsichtlich zu erwartender Fragen.
- Bestimmen Sie Ansprechpartner (z.B. Hygienebeauftragte, QMB).
Phase 2: Die eigentliche Begehung
Die Kontrolle erfolgt während Ihrer normalen Praxiszeiten und dauert etwa 2-3 Stunden:
- Beginn mit einem Einführungsgespräch, in dem die eingereichten Dokumente durchgegangen werden.
- Inspektion aller Räumlichkeiten (inklusive Wartezimmer, Personalräume, Lager und Behandlungsräume).
- Prüfung aller Dokumentationen und der Qualifikationen der Mitarbeiter.
- Stichprobenartige Gespräche mit den Mitarbeitern zu spezifischen Abläufen wie Hand- und Gerätedesinfektion.
- Abschlussgespräch mit ersten Hinweisen zu Mängeln oder Optimierungspotenzialen.
Phase 3: Nachbereitung und Behebung von Mängeln
Nach der Begehung erhalten Sie ein schriftliches Protokoll mit Mängeln und Fristen zu deren Behebung. Es ist essentiell, dass Sie alle Mängel innerhalb der angegebenen Frist beseitigen und dies dokumentieren. Andernfalls drohen Bußgelder oder sogar die Schließung der Praxis.
Wichtige Prüfpunkte einer Praxisbegehung
Hygiene
- Vollständiger, aktueller Hygieneplan
- Hand- und Flächendesinfektion nach aktuellen Standards
- Räumliche Voraussetzungen (z. B. Waschbecken, Spender für Desinfektionsmittel, saubere Personalräume)
Medizinprodukte
- Risikoeinstufungen klar definiert
- Validierung der Aufbereitungsverfahren
- Vollständige Dokumentation aller Prozesse
Arbeitssicherheit
- Betriebsärztliche Betreuung und Untersuchungen
- Regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen
- Überprüfung von Verbandskästen und Brandschutzmaßnahmen
Datenschutz
- Vollständige DSGVO-konforme Dokumentation
- Klare Prozesse zur Datenverarbeitung
Häufig festgestellte Mängel – vermeiden Sie diese Fehler!
- Fehlende oder falsche Risikoeinstufung von Medizinprodukten
- Lückenhafte oder fehlende Chargendokumentation
- Verwendung nicht VAH-gelisteter Desinfektionsmittel
- Unzureichende Mitarbeiterunterweisungen
- Fehlende betriebsärztliche Betreuung
- Fehlerhafte Dokumentation der Aufbereitungsprozesse
Checkliste für eine optimale Vorbereitung auf die Praxisbegehung
Prüfen Sie diese Punkte rechtzeitig vor der Kontrolle:
- Hygieneplan aktuell, unterschrieben und von Mitarbeitern bestätigt
- Alle Mitarbeiterunterweisungen durchgeführt und dokumentiert
- Praxisorganigramm und Stellenbeschreibungen aktuell
- Sachkundenachweise für zuständige Mitarbeiter vorhanden
- Medizinprodukte: Risikoeinstufung dokumentiert und aktuell
- Vollständige Validierungsunterlagen für Instrumentenaufbereitung
- Chargendokumentation vollständig und nachvollziehbar
- Desinfektionsmittel korrekt gelagert, VAH-gelistet und nicht abgelaufen
- Gerätebücher und Gebrauchsanweisungen griffbereit und aktuell
- Gefährdungsbeurteilungen für alle relevanten Bereiche erstellt
- Betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung dokumentiert
- Medikamentenlagerung überprüft (Temperaturkontrollen, Ablaufdaten, Lagerung)
- Räumliche Vorgaben erfüllt (Handwaschbecken, Umkleideräume, Lagerräume)
- Datenschutzdokumentation (DSGVO-konform) vollständig
- Ansprechpartner (z.B. Hygienebeauftragte, QMB) am Tag der Begehung verfügbar
Wie unterstützt Sie eine QM-Software bei der Vorbereitung?
Mit einer modernen QM-Software wie Paul vereinfachen Sie die Vorbereitung erheblich:
- Automatische Verwaltung und Aktualisierung aller relevanten Dokumente
- Übersichtliche Erinnerungen und Aufgabenmanagement
- Sofortiger Zugriff auf Mustervorlagen und Checklisten
- Intuitive Volltextsuche spart wertvolle Zeit
Mit einer QM-Software wie Paul werden Begehungen häufig innerhalb weniger Minuten bestanden.
Konsequenzen mangelhafter Vorbereitung
Mangelnde Vorbereitung kann teure Folgen haben:
- Hohe Kosten durch Nachkontrollen oder Ordnungsgelder
- Einschränkung oder gar Schließung der Praxis
- Negative Auswirkungen auf Praxisimage und Patientenvertrauen
Fazit: Gute Vorbereitung lohnt sich
Eine sorgfältige Vorbereitung auf die Praxisbegehung nimmt Stress und gibt Sicherheit. Nutzen Sie Checklisten, schulen Sie Ihr Team regelmäßig und setzen Sie auf digitale Lösungen wie Paul, um stets optimal vorbereitet zu sein.
Testen Sie jetzt unverbindlich, wie Paul Ihre Praxis für die nächste Begehung optimal unterstützt!
Praxisbegehung in der Arztpraxis – häufige Fragen zur Vorbereitung
Was sind die wichtigsten Schritte bei der Vorbereitung auf eine Praxisbegehung?
Die wichtigsten Schritte sind:
- Alle relevanten Dokumente prüfen und aktualisieren (z. B. Hygieneplan, Geräteverzeichnis, Gefährdungsbeurteilungen)
- Mitarbeiterschulung zu Hygienemaßnahmen, Datenschutz und Notfallprozessen
- Zuständigkeiten klären: Wer spricht mit den Prüfern? Wer erklärt die Aufbereitung?
- Räumlichkeiten vorbereiten: Sauberkeit, Beschilderung, Notfallausstattung
- Checklisten verwenden, um systematisch alles zu erfassen
Welche Unterlagen sollte ich für eine Praxisbegehung bereithalten?
Zu den wichtigsten Dokumenten gehören:
- Aktueller Hygieneplan inkl. Unterschrift & Kenntnisnahme
- Praxisorganigramm & Stellenbeschreibungen
- Gefährdungsbeurteilungen nach Arbeitsschutzgesetz
- Sachkundenachweise für Medizinprodukteaufbereitung
- Chargendokumentation, Validierungsnachweise
- Medizinprodukteverzeichnis mit Risikoklassifizierung
- Betriebsärztliche Betreuung & Sicherheitsbeauftragter
- Datenschutzunterlagen (z. B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Einwilligungen)
Tipp: Nutzen Sie eine zentrale, digitale Dokumentenverwaltung wie Paul, um alles griffbereit zu haben.
Wie bereite ich mein Team auf eine Praxisbegehung vor?
Mitarbeiter sollten wissen:
- Welche Unterlagen relevant sind
- Welche Prozesse sie erklären müssen (z. B. Händedesinfektion, Instrumentenaufbereitung)
- Welche Fragen durch Prüfer gestellt werden können
- Wo wichtige Dokumente zu finden sind
- Wer der Ansprechpartner am Tag der Begehung ist (z. B. QMB, Hygienebeauftragte)
Am besten: Vorab eine kurze Teamschulung oder Check-In-Runde durchführen.
Was sind häufige Mängel bei Praxisbegehungen – und wie vermeide ich sie?
Typische Mängel:
- Veraltete oder unvollständige Hygienepläne
- Nicht VAH-gelistete oder abgelaufene Desinfektionsmittel
- Unvollständige Chargen- oder Aufbereitungsdokumentation
- Fehlende Gefährdungsbeurteilungen
- Kein Nachweis der Mitarbeiterunterweisung
- Unsichere Lagerung von Medikamenten
- Kein Betriebsarzt beauftragt
Vermeidung: Arbeiten Sie mit einer Begehungs-Checkliste, aktualisieren Sie Prozesse regelmäßig und dokumentieren Sie jede Schulung.
Was ist der Unterschied zwischen einer Praxisbegehung durch das Gesundheitsamt und anderen Behörden?
- Gesundheitsamt prüft v. a. Hygiene, Infektionsschutz, Medizinprodukteaufbereitung
- Arbeitsschutzbehörde kontrolliert Arbeitsbedingungen, Gefahrstoffe, Brandschutz
- Berufsgenossenschaft (BGW) achtet auf Unfallverhütung & Arbeitssicherheit
- KV führt selektive Begehungen bzgl. Abrechnungs- & Dokumentationspflichten durch
Je nach Behörde variieren die Schwerpunkte – eine gute Vorbereitung deckt alle ab.
Wie gehe ich mit einem Mängelprotokoll nach der Praxisbegehung um?
So reagieren Sie richtig:
- Ruhe bewahren und Protokoll sorgfältig prüfen
- Mängel priorisieren nach Fristen und Relevanz
- Korrekturmaßnahmen dokumentieren
- Nachweise der Umsetzung sammeln (z. B. neue Dokumente, Schulungsnachweise)
- Fristgerechte Rückmeldung an die prüfende Behörde senden
Tipp: Digitale QM-Systeme wie Paul bieten ein integriertes Aufgaben- und Fristenmanagement für genau solche Fälle.
Gibt es eine spezielle Checkliste für Praxisbegehungen durch das Gesundheitsamt?
Ja. Die Anforderungen des Gesundheitsamts sind oft detailliert. Eine gute Checkliste umfasst u. a.:
- Personalhygiene (inkl. Händedesinfektion)
- Raumhygiene und bauliche Anforderungen
- Medizinprodukteaufbereitung inkl. Validierung
- Lagerung von Desinfektionsmitteln & Medikamenten
- Nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse
- Umgang mit kontaminiertem Material
Digitale Systeme wie Paul enthalten behördenspezifische Checklisten, z. B. für Gesundheitsämter, BGW oder Arbeitsschutz.
Was prüft das Gesundheitsamt bei einer Hygienebegehung in der Arztpraxis?
Typische Prüfpunkte sind:
- Hygieneplan: aktuell, unterzeichnet, im Team bekannt
- Desinfektionsmittel: VAH-gelistet, korrekt gelagert
- Händedesinfektion: Spender verfügbar, Einreibetechnik bekannt
- Raumkonzept: hygienische Trennung von Arbeitsbereichen
- Instrumentenaufbereitung: sachkundiges Personal, validierte Verfahren
- Nachweise: Aufbereitungsprotokolle, Prüfplaketten, Schulungen
