Ja, das ist problemlos möglich. Sie können Ihreeigenen Dateien in PAUL integrieren. So müssen Sie nicht bei Null anfangen, sondern können Ihre bewährten Prozesse direkt in die moderne Struktur von PAUL überführen und dort weiterführen.

Wenn Sie unsere Vorlagen aus dem Marktplatz nutzen, profitieren Sie von unserem Aktualisierungsservice. PAUL erkennt, wenn eine von Ihnen genutzte Vorlage gesetzlich überarbeitet wurde, und bietet Ihnen die aktuelle Version direkt im System an. So entspricht Ihr QM-System immer den neuesten Anforderungen, ohne dass Sie selbst zeitaufwendig recherchieren oder alle gesetzlichen Änderungen im Blick behalten müssen.

Ja, PAUL bietet fachspezifische Strukturen und Inhalte. Die Vorlagen sind so aufgebaut, dass sie die Standards für Praxen perfekt abbilden, aber gleichzeitig flexibel genug sind, damit Sie sie mit wenigen Klicks an Ihre individuellen Praxisabläufe anpassen können. Egal ob allgemeine Verwaltung oder spezielles Hygienemanagement: PAUL deckt die Bedürfnisse aller Fachrichtungen ab.

Unsere Vorlagen werden von einem Experten-Team aus erfahrenen QM-Beauftragten, Hygieneberatern und Branchenkennern erstellt. Wir beobachten die aktuelle Gesetzeslage und Richtlinien ständig. Sobald sich Anforderungen oder gesetzliche Rahmenbedingungen ändern, passen wir die Vorlagen an und informieren Sie darüber. So arbeiten Sie stets auf Basis aktueller Fachkenntnisse und können den Kopf frei haben.

Als webbasierte QM-Software wird Paul fachlich fortlaufend von Branchenexperten, QM-Beauftragten und Hygieneberatern aktualisiert. Technisch arbeitet unser Entwicklerteam täglich an der Weiterentwicklung von Paul. Grundlage für diese technische Weiterentwicklung ist vor allem das Feedback unserer Kunden. Bisher haben wir den Großteil von Feedbacks und Kundenideen umgesetzt oder sind noch dabei.

Ja, die Aktualisierung der Vorlagen im Marktplatz erfolgt kontinuierlich, sodass Ihr QM-System immer auf dem aktuellen Stand ist. Sobald wir wieder etwas überarbeitet haben, erhalten Sie eine Information und können selbst entscheiden, ob Sie diese Aktualisierung nutzen möchten oder nicht. So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente.

Unser Onboarding unterstützt Sie beim Aufbau Ihres Qualitätsmanagements. Durch die bereits zur Verfügung gestellten Strukturen und Vorlagen sind bereits viele benötigte Dokumente verfügbar. Unser Service bietet zudem Hilfestellung bei der Einführung und Etablierung des Qualitätsmanagementsystems, damit Sie nicht vor einem "leeren Blatt" stehen.

Ja, wir stellen Ihnen in unserem Marktplatz in PAUL eine große Auswahl an Vorlagen zur Verfügung. Diese können Sie vollständig übernehmen, kleine Änderungen vornehmen oder einfach löschen. Somit bieten wir Ihnen die technische Lösung PAUL sowie für Ihre Organisationsart passende fachliche Vorlagen. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, sondern können auf bewährte Standards zurückgreifen, die jederzeit aktuell nach GBA gehalten sind.

Falls es dazu kommen sollte, dass Sie PAUL nicht mehr nutzen möchten, haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre Dokumente herunterzuladen und weiterhin lokal zu verwenden. Änderungen und automatische Aktualisierungen werden dann allerdings nicht mehr von PAUL übernommen. Ihre erarbeiteten Inhalte gehören jedoch weiterhin Ihnen.

Wir sehen unseren Support als beste Möglichkeit, mit Ihnen in Kontakt zu kommen und Verbesserungsprozesse anzustoßen. Aus diesem Grund ist der Support bei uns kostenfrei. Melden Sie sich jederzeit gerne bei uns, wenn Sie Fragen oder Probleme mit der Anwendung von PAUL haben.

Voraussetzung für die Nutzung des Service ist ausschließlich ein aktueller Internet-Browser und eine aktive Internetverbindung. Wir empfehlen Google Chrome für die beste Darstellung, aber PAUL funktioniert auch mit anderen gängigen Browsern. Eine lokale Installation auf Ihren Praxis-Rechnern ist nicht notwendig.

Die Kosten für kontinuierliche Aktualisierungen sind bereits im monatlichen Preis enthalten. Es entstehen Ihnen weder Kosten für technische Updates der Software noch für die fachliche Überarbeitung der Inhalte durch unsere Experten.

Wir bei PAUL stehen für Einfachheit und Transparenz. Daher haben wir hier verbindliche AGB für unsere Kunden hinterlegt, damit es keine Überraschungen im Kleingedruckten gibt. Der Vertrag ist sehr flexibel: Er ist mit einer Frist von vier Wochen jederzeit zum Ende eines jeden Kalendermonats kündbar.

Wir führen täglich automatisierte Backups durch. Sollte also einmal etwas versehentlich gelöscht werden oder ein technisches Problem auftreten, können wir Datenbestände in der Regel problemlos wiederherstellen. Ihre Dokumente und Daten sind bei uns sicher aufgehoben.

Ja, das ist problemlos möglich. Sie können Ihreeigenen Dateien in PAUL integrieren. So müssen Sie nicht bei Null anfangen, sondern können Ihre bewährten Prozesse direkt in die moderne Struktur von PAUL überführen und dort weiterführen.

Um Ihr System schlank und übersichtlich zu halten. Im gelenkten Bereich geht es um Ihre individuellen Praxisprozesse, die Sie aktiv steuern. Ein Sicherheitsdatenblatt wird vom Hersteller geliefert und von Ihnen inhaltlich nicht verändert. Indem Sie diese im Upload-Bereich ablegen, trennen Sie Ihre aktiven Aufgaben sauber von reinen Informationspflichten. Das sorgt für deutlich mehr Klarheit bei Audits oder Begehungen durch das Gesundheitsamt.

• Der aktive, gelenkte Bereich: Hierimportieren Sie Word-Dokukmente wie Arbeitsanweisungen oder Checklisten, dieSie aktiv in PAUL bearbeiten wollen. Diese Dokumente unterliegen dem vollen QM-Zyklus.Das heißt: Es gibt eine Versionshistorie, ein festes Freigabedatum durch dieLeitung und die Möglichkeit der digitalen Lesebestätigung für das gesamte Team.
• Der Upload-Bereich (PDF-Ablage):Dieser Bereich ist für Dokumente gedacht, die nicht gelenkt werdenmüssen. Das sind meist externe Dokumente wie Sicherheitsdatenblätter,Wartungsprotokolle von Technikern oder Urkunden. Diese laden Sie einfach alsPDF hoch. Sie müssen nicht bearbeitet werden, sollen aber für alle Mitarbeiteran einem zentralen Ort schnell auffindbar sein.

Ja, Paul ist vollkommen responsiv - das bedeutet, dass das System sich automatisch an die Bildschirmgröße anpasst.

Dadurch ist Paul auf dem Handy und Tablet nutzbar, damit Sie auch von unterwegs alles verwalten können.

Klicken Sie in der gewünschten Kategorie auf den Button „Bearbeiten“.

Anschließend können Sie durch das Anklicken des entsprechenden Dokuments und das Bewegen der Maus bereits erstellte Dokumente verschieben.

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Klicken Sie auf die gewünschte Hauptkategorie (links in der Menüleiste) in der eine neue Kategorie erstellt werden soll.

Klicken Sie anschließend den Button „Hinzufügen“ an und wählen Sie den Punkt „Kategorie“.

Geben Sie den gewünschten Namen der Kategorie ein und wählen ggf. ein Icon aus.

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Um eine neue Kategorie in der Menüleiste (links im Bild) hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button „Kategorien“. Unter diesem Punkt finden Sie den Button „Hinzufügen“.

In der folgenden Auswahl klicken Sie auf „Kategorie“.

Geben Sie den gewünschten Namen der Hauptkategorie ein und wählen ggf. ein Icon aus.

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Paul lässt sich für Organisationen mit mehren Standorten verwenden. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn Sie einen Teil der Dokumente standardisiert für alle Standort nutzen wollen und einen Teil individuell. Das ist z.B. bei MVZ mit verschiedenen Fachrichtungen oder Pflegeheimen mit unterschiedlichen Schwerpunkten der Fall.

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Sollten Sie mehrere Standorte haben, können Sie mit Paul sowohl Dokumente als auch Mitarbeitende einzelnen oder mehreren Standorten (je nach Einsatzbereich und Gültigkeit) zuordnen. So können Sie sicherstellen, dass beispielsweise Mitarbeiter nur die Dokumente angezeigt bekommen, die für Ihren Standort gültig sind. Zusätzlich haben Sie jedoch auch die Möglichkeit, Mitarbeitenden und Dokumenten das Attribut „Standortübergreifend“ zuzuordnen, sollten beispielsweise Dokumente für alle Standorte gültig sein.

Die Erstellung von zusätzlichen Zugängen ist bei Paul kostenlos und kann direkt durch Ihren QMB / Admin umgesetzt werden.

Gehen Sie hierzu im Menü links auf den Punkt „Personal &Standort“ und dort auf der Seite auf den Button „Mitarbeiter hinzufügen“.

Geben Sie nun die entsprechenden Angaben der jeweiligen Person ein und vergeben eine Rolle / Funktion.

Diese entspricht den Berechtigungen, die die Person im System erhalten soll.

Beachten Sie, dass der Nutzername nachträglich nicht mehrverändert werden kann.

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MitarbeiterInnen ohne eigene Mailadresse:

Bei Mitarbeitenden, die keine eigene E-Mail-Adresse haben, setzen Sie einen Haken bei „E-Mail Benachrichtigungen für den Mitarbeiter / Die Mitarbeiterin an den Admin senden“. In diesem Fall wird der Link zur Registrierung und Passwortvergabe an die Admin-Mailadresse gesendet (E-Mail-Adresse, die bei der erstmaligen Registrierung im System angegeben wurde).

Über den Button „Mitarbeiter hinzufügen“ speichern Sie die Angaben und lösen damit zeitgleich den Mailversand mit Login-Daten zur Passwortvergabe aus.

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Wenn Sie ein Diagramm erstellen wollen, öffnen Sie zunächst ein neues Dokument bzw. das Dokument, in welches Sie das Diagramm einfügen wollen.

Klicken Sie mit dem Cursor erst auf die Stelle im Dokument, wo das Diagramm eingefügt werden soll und anschließend auf das Diagramm-Symbol in der Menüleiste, um den Diagrammeditor zu öffnen.

Auf der linken Seite finden Sie eine Vielzahl an Formen, die Sie durch das gedrückt Halten der Maustaste rüber ziehen und so Ihr Diagrammerstellen können.

Mit dem Menü auf der rechten Seite können Sie zudem die Schriftgröße sowie die Farbe der Formen ändern.

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Um Ihr Diagramm zu speichern und zum Dokumentzurückzukehren, klicken Sie oben rechts den Button „Speichern & Beenden“.

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Öffnen Sie ein Dokument und klicken Sie mit dem Cursor auf die Stelle, an der das Bild eingefügt werden soll.

Gehen Sie anschließend im Menü auf das Bild-Symbol und laden Sie das entsprechende Bild hoch, um es in Ihr Dokument einzufügen.

Sie können nun mit der Bearbeitung fortfahren.

Unter dem Menüpunkt „Kategorien“ finden Sie den Button „Hinzufügen“.

In der folgenden Auswahl klicken Sie auf „Dokument“.

Geben Sie dem Dokument einem Namen und wählen Sie ggf. eine Vorlage sofern Sie diese nutzen wollen.

Ordnen Sie es einer Kategorie zu, wählen Sie ggf. einen Standort aus und schreiben Sie den gewünschten Inhalt in das untere Textfeld.

Sie können neben textlichen Inhalten auch Diagramme direkt in Paul erstellen. Klicken Sie dazu auf das Diagrammsymbol im Editor.

Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um Ihre Inhalte zu sichern.

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Am schnellsten finden Sie Dokumente oder andere Inhalte Ihres QMS, indem Sie die Suchfunktion benutzen.

Klicken Sie dazu oben in der Mitte in die Suchleiste und geben Sie den gesuchten Begriff ein. Alle Dokumente sind außerdem auch über das Menü auf der linken Seite unter der jeweiligen Kategorie aufzufinden.