Inhaltsverzeichnis QM-Handbuch Arztpraxis: Vorlage + vollständiger Leitfaden (2025)

Warum ist das Inhaltsverzeichnis des QM-Handbuch so wichtig?

Das Inhaltsverzeichnis Ihres QM-Handbuchs ist mehr als nur eine Gliederung – es ist die Roadmap für:

• Neue Mitarbeiter: Schnelle Orientierung und Einarbeitung
• Prüfungen: Übersichtliche Darstellung bei KV-Stichproben
• Tägliche Arbeit: Rasches Auffinden von Verfahrensanweisungen
• Kontinuierliche Verbesserung: Strukturierte Überprüfung aller Bereiche

Ein gut strukturiertes Inhaltsverzeichnis kann den Unterschied zwischen einem "toten" Ordner im Regal und einem lebendigen, genutzten QM-System ausmachen.

Gesetzliche Grundlagen und Fristen

Pflichtbestandteile laut G-BA-Richtlinie:

• Patientenorientierung
• Mitarbeiterorientierung
• Prozessorientierung
• Kommunikation und Kooperation
• Informationssicherheit und Datenschutz
• Verantwortung und Führung

Wichtige Fristen:

• Jährlich: Selbstbewertung durchführen
• Alle 4 Jahre: KV-Stichproben möglich
• Kontinuierlich: Aktualisierung bei Änderungen

‍

‍

Die Pflichtkapitel im QM-Handbuch nach G-BA-Richtlinie

Basierend auf der G-BA-Richtlinie und bewährter Praxisstruktur muss jedes QM-Handbuch einer Arztpraxis diese Kernbereiche abdecken:

Vorwort, Qualitätspolitik und Grundlagen

Was muss rein:

• Zweck und Ziel des QM-Handbuchs
• Leitbild und Praxisphilosophie
• Qualitätspolitik und messbare Qualitätsziele
• Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten
• Rechtsgrundlagen (G-BA, §135a SGB V)
• Begriffsdefinitionen

Praxistipp: Formulieren Sie Ihr Leitbild gemeinsam im Team – das erhöht die Identifikation und Motivation aller Mitarbeiter.

Teil I: Praxismanagement

I.1 Geschäftsführung

Dokumentationspflichten:

• Organisationsstruktur und Organigramm
• Verantwortlichkeiten der Praxisleitung
• Strategische Ausrichtung
• Ressourcenmanagement

I.2 Qualitätssicherung

Zentrale Elemente:

• QM-Beauftragter und dessen Aufgaben
• Qualitätsziele und deren Überwachung
• KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
• Schnittstellen zu anderen Bereichen

Hinweis: Mit Paul sparen Sie hier besonders viel Zeit: Unsere Software enthält über 100 anpassbare Mustervorlagen für QM, Hygiene, Arbeitsschutz & Datenschutz: G-BA-konform und stets aktuell!

I.3 Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen

Pflichtinhalte:

• Dokumentenstruktur und -verwaltung
• Versionskontrolle
• Archivierung und Aufbewahrungsfristen
• Zugriffsberechtigungen

I.4 Personalmanagement

Kernbereiche:

• Personalsuche: Stellenausschreibung, Auswahlverfahren
• Einarbeitung: Strukturierter Einarbeitungsplan, Mentoring
• Teambesprechungen: Regelmäßige Meetings, Protokollführung
• Fort- und Weiterbildungsplanung
• Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen

I.5 Interne und externe Kommunikation

Wichtige Aspekte:

• Informationswege innerhalb der Praxis
• Kommunikation mit Zuweisern
• Schnittstellen zu Laboren, Apotheken
• Kooperationspartner-Management

Teil II: Patientenversorgung

II.1 Terminvergabe

Prozessbeschreibung:

• Terminvergabesystem
• Recall-Management
• Wartezeiten-Management
• Ausfallmanagement

II.2 Medizinische Aufklärung

Rechtliche Anforderungen:

• Aufklärungsbögen und -gespräche
• Einverständniserklärungen
• Dokumentation der Aufklärung
• Patienteninformationen

II.3-6 Behandlungsprozesse

Kernprozesse der Patientenversorgung:

• Vorbereitung: Patientenidentifikation, Materialbereitstellung
• Durchführung: Standardisierte Behandlungsabläufe, Checklisten
• Anästhesie: Sicherheitsprotokolle, Überwachung
• Nachbereitung: Nachsorgeplanung, Entlassmanagement

G-BA-Konformität: Dieser Bereich ist das Herzstück – hier zeigen Sie, wie Sie die Patientensicherheit gewährleisten.

II.7 Dokumentation

Pflichtdokumentation:

• Führung der Patientenakte
• Befunddokumentation
• Arztbriefe
• Aufbewahrungsfristen

II.8 Diagnosestellung und Befundermittlung

Qualitätssicherung:

• Diagnostische Standards
• Befundübermittlung
• Zweitmeinungsverfahren
• Qualitätskontrolle

II.9 Datenschutz

DSGVO-Anforderungen:

• Datenschutzkonzept
• Verarbeitungsverzeichnis
• Einwilligungserklärungen
• Schweigepflicht-Regelungen
• Datenpannen-Management

Teil III: Rahmenbedingungen

III.1 Räumliche Ausstattung

Infrastruktur-Management:

• Raumkonzept und Nutzung
• Barrierefreiheit
• Wartezimmergestaltung
• Notausgänge und Fluchtwege

III.2 Bestellwesen und Lagerhaltung

Materialwirtschaft:

• Bestellprozesse
• Lieferantenmanagement
• Lagerorganisation
• Verfallsdatenkontrolle

III.3 Gerätesicherheit

Medizinprodukte-Management:

• Geräteverzeichnis
• Wartungspläne
• STK/MTK-Prüfungen
• Einweisungsnachweise

III.4 Praxisreinigung

Reinigungsmanagement:

• Reinigungspläne
• Desinfektionspläne
• Verantwortlichkeiten
• Kontrollen

III.5 Arbeitssicherheit

Gesetzliche Vorgaben:

• Gefährdungsbeurteilungen
• Betriebsanweisungen
• Unterweisungen
• Erste-Hilfe-Organisation

III.6 Arbeitsmedizinische Vorsorge

Mitarbeitergesundheit:

• Pflichtvorsorge
• Angebotsvorsorge
• Impfmanagement
• G-Untersuchungen

III.7 Hygiene

Hygienemanagement nach RKI:

• Hygieneplan
• Händehygiene
• Aufbereitung von Medizinprodukten
• Infektionsschutz
• Abfallentsorgung

Teil IV: Messung und Evaluation

IV.1 Internes Audit

Systematische Überprüfung:

• Auditplanung
• Checklisten
• Durchführung
• Maßnahmenverfolgung

IV.2 Patientenzufriedenheit

Feedback-System:

• Befragungskonzepte
• Auswertungsmethoden
• Verbesserungsableitung
• Kommunikation der Ergebnisse

IV.3 Beschwerdemanagement

Strukturierter Prozess:

• Beschwerdeerfassung
• Bearbeitungsworkflow
• Beschwerdeauswertung
• Präventionsmaßnahmen

IV.4 Fehlermanagement

Pflicht zur Fehlerkultur:

• Fehlermeldesystem
• CIRS (Critical Incident Reporting System)
• Fehleranalyse (z.B. Root-Cause-Analysis)
• Lernen aus Fehlern

IV.5 Risikomanagement & Patientensicherheit

Präventive Maßnahmen:

• Risikoidentifikation
• Risikobewertung
• Präventionsmaßnahmen
• Notfallmanagement

IV.6 Fortlaufende Verbesserung

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess:

• PDCA-Zyklus
• Qualitätsziele und Kennzahlen
• Verbesserungsprojekte
• Managementbewertung

‍

‍

Detailliertes Muster-Inhaltsverzeichnis für Ihr Arztpraxis QM-Handbuch

Hier finden Sie ein praxiserprobtes Muster-Inhaltsverzeichnis, das Sie als Vorlage für Ihr QM-Handbuch nutzen können:

QM-HANDBUCH ARZTPRAXIS [PRAXISNAME]
Stand: [Datum] | Version: [X.X]

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Qualitätspolitik und Qualitätsziele

Anforderungen und Begriffserläuterungen

1. Richtlinien
2. Aufbau des QMS
3. Definitionen / Erläuterungen

Teil I: Praxismanagement

I.1. Geschäftsführung

I.2. Qualitätssicherung

I.3. Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen

I.4. Personalmanagement

• a) Personalsuche
• b) Einarbeitung
• c) Teambesprechungen

I.5. Interne und externe Kommunikation

Teil II: Patientenversorgung

II.1. Terminvergabe

II.2. Medizinische Aufklärung

II.3. Vorbereitung der chirurgischen Eingriffe

II.4. Durchführung von Untersuchungen und chirurgischen Eingriffen

II.5. Durchführung von anästhetischen Maßnahmen

II.6. Nachbereiten der chirurgischen Eingriffe

II.7. Dokumentation

II.8. Diagnosestellung und Befundermittlung

II.9. Datenschutz

Teil III: Rahmenbedingungen

III.1. Räumliche Ausstattung

III.2. Bestellwesen und Lagerhaltung

III.3. Gerätesicherheit

III.4. Praxisreinigung

III.5. Arbeitssicherheit

III.6. Arbeitsmedizinische Vorsorge

III.7. Hygiene

Teil IV: Messung und Evaluation

IV.1. Internes Audit

IV.2. Patientenzufriedenheit

IV.3. Beschwerdemanagement

IV.4. Fehlermanagement

IV.5. Risikomanagement & Patientensicherheit

IV.6. Fortlaufende Verbesserung

Hinweise zur Verwendung dieser Vorlage:

• Diese Grundstruktur erfüllt die G-BA-Anforderungen
• Ergänzen Sie praxisspezifische Unterpunkte nach Bedarf
• Fügen Sie Seitenzahlen nach Fertigstellung hinzu
• Erweitern Sie bei MVZ um standortspezifische Kapitel

Empfohlene Ergänzungen je nach Praxistyp:

Für Allgemeinmedizin:

• Hausbesuchsmanagement
• Chronikerprogramme (DMP)
• Impfmanagement

Für chirurgische Praxen:

• OP-Vorbereitung detaillierter
• Sterilgutaufbereitung
• Nachsorgemanagement

Für MVZ:

• Fachbereichsspezifische Prozesse
• Standortübergreifende Koordination
• Erweiterte Führungsstruktur

‍

Wichtig: Das Inhaltsverzeichnis sollte sich stets an Inhaltsveränderungen ihres Handbuchs anpassen. Mit einer QM-Lösung wie https://www.paul-solutions.de/ erfolgt die Erstellung des gesamten Handbuchs automatisch basierend auf den genutzten Vorlagen!

‍

QM-Verfahren und ihre Auswirkungen auf das Inhaltsverzeichnis des QM-Handbuch

Die Wahl Ihres QM-Verfahrens beeinflusst die Struktur des Inhaltsverzeichnisses:

QEP (Qualität und Entwicklung in Praxen)

QEP-Struktur mit 5 Kapiteln:

1. Patientenversorgung
2. Patientenrechte und Patientensicherheit
3. Mitarbeiter und Fortbildung
4. Praxisführung und -organisation
5. Qualitätsentwicklung

Vorteile:

• Speziell für Arztpraxen entwickelt
• Von KBV unterstützt
• Praxisnahe Struktur

ISO 9001

ISO-konforme Gliederung:

1. Kontext der Organisation
2. Führung
3. Planung
4. Unterstützung
5. Betrieb
6. Bewertung der Leistung
7. Verbesserung

Besonderheit: Prozessorientierter Ansatz, oft für größere Einrichtungen, entwickelt für die Industrie

EPA (Europäisches Praxisassessment)

EPA-Dimensionen:

• Infrastruktur
• Menschen
• Information
• Finanzen
• Qualität und Sicherheit

KPQM (Westfalen-Lippe)

Regional spezifisches Verfahren mit Fokus auf:

• Versorgungsqualität
• Praxismanagement
• Patientenorientierung

‍

Wichtig: Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen alle G-BA-Anforderungen erfüllt sein!

‍

Digitale Lösung: 100+ Stunden sparen mit Paul!

Die Herausforderung beim QM-Handbuch

Ein vollständiges, G-BA-konformes QM-Handbuch zu erstellen bedeutet normalerweise:

• 80-150 Seiten Dokumentation schreiben
• 60-150 Stunden Arbeitsaufwand
• 5.000-15.000€ Kosten bei externer Beratung
• Ständige Aktualisierung bei Gesetzesänderungen
• Unsicherheit über Vollständigkeit und Konformität

Paul ist die speziell für Arztpraxen & MVZ entwickelte QM-Software, die Ihnen ein komplettes, individualisiertes QM-Handbuch in wenigen Stunden bereitstellt:

Über 100 G-BA-konforme Vorlagen

Sofort einsatzbereit:

• Komplettes Muster-Inhaltsverzeichnis
• Alle Pflichtkapitel vorausgefüllt
• Verfahrensanweisungen für alle Bereiche
• Alle notwendigen Checklisten und Formulare inklusive

‍

Die 10 häufigsten Fehler beim QM-Handbuch Inhaltsverzeichnis

1. Zu komplexe Struktur
   • Problem: 5-stellige Nummerierung, unübersichtlich
   • Lösung: Maximal 3 Ebenen (1.2.3)
2. Fehlende Aktualität
   • Problem: Veraltete Gesetzesverweise
   • Lösung: Quartalsmäßige Überprüfung
3. Unvollständige G-BA-Anforderungen
   • Problem: Pflichtthemen vergessen
   • Lösung: Checkliste G-BA-Richtlinie
4. Keine Praxisindividualität
   • Problem: 1 kopierte Muster
   • Lösung: Anpassung an eigene Abläufe
5. Fehlende Verantwortlichkeiten
   • Problem: Unklar, wer zuständig ist
   • Lösung: Klare Zuordnung im Inhaltsverzeichnis
6. Zu viel Theorie
   • Problem: Wissenschaftliche Abhandlungen
   • Lösung: Praxisnahe, konkrete Anweisungen
7. Vernachlässigte Schnittstellen
   • Problem: Externe Partner nicht berücksichtigt
   • Lösung: Eigenes Kapitel für Kooperationen
8. Unleserliche Nummerierung
   • Problem: Römische Ziffern, Buchstaben-Mix
   • Lösung: Einheitliches Dezimalsystem
9. Fehlende Querverweise
   • Problem: Zusammenhänge unklar
   • Lösung: "Siehe auch"-Vermerke
10. Kein Änderungsmanagement
    • Problem: Keine Versionskontrolle
    • Lösung: Änderungshistorie führen

‍

Best Practices für das Arztpraxis QM-Handbuch Inhaltsverzeichnis

Strukturierung:

• Logischer Aufbau vom Allgemeinen zum Speziellen
• Einheitliche Begrifflichkeiten
• Klare Hierarchie erkennbar

Benutzerfreundlichkeit:

• Seitenzahlen bei Papierversion
• Hyperlinks bei digitaler Version
• Stichwortverzeichnis ergänzen

Wartbarkeit:

• Platz für Ergänzungen lassen
• Flexible Nummerierung
• Regelmäßige Reviews einplanen

‍

FAQ zum QM-Handbuch in der Arztpraxis

‍

Wie lange dauert die Erstellung eines QM-Handbuchs?

Ohne Vorlagen:

• Einzelpraxis: 60-80 Stunden
• Gemeinschaftspraxis: 80-120 Stunden
• MVZ: 120-200 Stunden

Was kostet ein QM-Handbuch?

Optionen und Kosten:

• Selbst erstellen: 0€ (aber hoher Zeitaufwand)
• Externe Beratung: 5.000-15.000€
• Fertige Muster: 500-2.000€ (oft nicht aktuell)
• Paul Software: Ab 69€/Monat (immer aktuell, alle Vorlagen)

Ist ein digitales QM-Handbuch erlaubt?

Ja! Die G-BA macht keine Vorgaben zum Medium. Digital bietet sogar Vorteile:

• Bessere Durchsuchbarkeit
• Einfachere Aktualisierung
• Papierlose Praxis möglich
• Zugriffsrechte steuerbar

Wie oft muss das Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden?

Mindestens:

• Bei Gesetzesänderungen
• Bei Praxisumstrukturierungen
• Nach Audits/Begehungen
• Jährliche Gesamtprüfung

Was prüft die KV beim QM-Handbuch?

Schwerpunkte der Stichprobenprüfung:

• Vollständigkeit nach G-BA
• Aktualität der Dokumente
• Praxisindividualität
• Umsetzung im Alltag
• Nachvollziehbare Struktur

Muss jeder Mitarbeiter das komplette Handbuch kennen?

Nein, aber:

• Relevante Kapitel müssen bekannt sein
• Zugriff muss gewährleistet sein
• Schulungsnachweise erforderlich
• Änderungen müssen kommuniziert werden

Kann ich Muster-Inhaltsverzeichnisse verwenden?

Ja, aber:

• Anpassung an Praxis zwingend nötig
• G-BA-Konformität prüfen
• Aktualität sicherstellen
• Individualität bewahren

Was passiert ohne QM-Handbuch?

Mögliche Konsequenzen:

• Honorarkürzungen möglich
• Schlechte KV-Bewertung
• Haftungsrisiken
• Ineffiziente Abläufe
• Unzufriedene Mitarbeiter

Fazit: Ihr Weg zum perfekten QM-Handbuch

Ein gut strukturiertes Inhaltsverzeichnis ist das Fundament Ihres QM-Handbuchs und damit Ihrer gesamten Qualitätssicherung. Es schafft Übersicht, erleichtert die tägliche Arbeit und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.

Ihre nächsten Schritte zum erfolgreichen QM-Handbuch:

1. Bestandsaufnahme: Was haben Sie bereits?
2. Struktur wählen: Welches Inhaltsverzeichnis passt?
3. Ressourcen planen: Zeit oder Unterstützung?
4. Tool entscheiden: Papier, Word oder Paul?
5. Umsetzen: Schritt für Schritt zum Ziel

‍