Welche „Datenschutz Vorlage“ ist in der Zahnarztpraxis wirklich gemeint?
In der Praxis werden unter dem Keyword oft mehrere Dokumenttypen gesucht - diese drei sind die häufigsten:
- Patienteninformation zum Datenschutz (Art. 13 DSGVO)
- Wer ist verantwortlich (Praxis, Kontaktdaten)?
- Zweck der Verarbeitung (Behandlung, Abrechnung usw.)
- Empfänger (z. B. KZV, Labor, Abrechnungsstellen)
- Speicherdauer, Rechte der Betroffenen, Beschwerderecht
- Verpflichtungserklärung / Belehrung auf Vertraulichkeit (Team, Azubis, Aushilfen)
- Damit intern klar ist, wer wie mit Patientendaten umgeht (und dass das auch nach Austritt gilt).
- Datenschutz-Unterlagen fürs QM (intern)
- z. B. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, TOMs, AV-Verträge (IT, Abrechnung, Cloud, Terminbuchung etc.)
Dieser Artikel fokussiert vor allem auf (1), weil das typischerweise exakt die „Vorlage“ ist, die gesucht wird.
Was muss in die Patienteninformation rein?
Eine praxistaugliche Patienteninformation enthält meist diese Kapitel (in genau der Reihenfolge ist es für Patienten am verständlichsten):
1. Verantwortlicher
- Praxisname, Anschrift
- Telefon, E-Mail
- Optional: Datenschutzkontakt / DSB (falls vorhanden)
2. Zweck der Datenverarbeitung
Kurz, klar, ohne Juristendeutsch: Behandlung, Dokumentation, Abrechnung, Kommunikation rund um Termine.
3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Typisch in der Zahnarztpraxis:
- KZV / Krankenkassen / PKV / Beihilfe
- Dentallabor / Zahntechnik
- ggf. Abrechnungsdienstleister
- ggf. Gutachter / MD
4. Speicherdauer / Aufbewahrung
Wichtig ist eine realistische, praxisnahe Formulierung:
- Behandlungsdokumentation in der Regel mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung (als häufig genannte Grundlinie).
5. Rechte der Patientinnen und Patienten
- Auskunft, Berichtigung, Löschung (wo anwendbar), Einschränkung, Datenübertragbarkeit
- Widerruf von Einwilligungen (falls Einwilligung genutzt wird)
- Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
6. Unterschrift (optional, aber oft sinnvoll)
Viele Praxen lassen „zur Kenntnis genommen“ unterschreiben - nicht als „Einwilligung“, sondern als Nachweis, dass informiert wurde.
Ausfüllhilfe: So passen Sie die Vorlage schnell an
So bekommen Sie das in unter 30 Minuten praxistauglich:
- Praxisdaten eintragen (Verantwortlicher, Kontakt)
- Empfänger-Liste anpassen: Alles raus, was ihr nie nutzt, alles rein, was ihr tatsächlich nutzt (z. B. konkretes Labor)
- Speicherdauer-Abschnitt so formulieren, dass er zu euren Dokumentarten passt
- Aufsichtsbehörde: Bundesland korrekt (Adresse der zuständigen Datenschutzbehörde)
Checkliste: Ist eure Datenschutz-Vorlage „begehungsfest“?
Diese Mini-Checkliste deckt die typischen Lücken ab:
- Patienteninformation liegt aktuell vor (Versionsstand / Datum)
- Empfänger (KZV, Labor, Abrechnung, Gutachter etc.) sind realistisch aufgeführt
- Speicherdauer ist genannt (mind. als Grundlinie)
- Rechte + Beschwerderecht sind genannt
- Dokument ist leicht auffindbar (Empfang, Wartezimmer, Website, Aufklärungsmappe)
- Team weiß, wo die aktuelle Version liegt (und nutzt keine alten Ausdrucke)
Download: Datenschutz Zahnarzt Vorlage in Paul (30 Tage kostenlos testen)
In Paul findest du die Mustervorlage „Patienteninformation zum Datenschutz“ als Download und kannst sie:
- direkt in euer Praxis-Wording bringen,
- versionieren (damit nicht mehrere „wilde“ Versionen kursieren),
- zentral ablegen und fürs Team jederzeit auffindbar machen.
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