KURZFASSUNG:
Qualitätsmanagement ist in jeder vertragsärztlichen Praxis gesetzlich vorgeschrieben. Trotzdem zeigen Praxisbegehungen und interne Prüfungen immer wieder: QM ist zwar „irgendwie vorhanden“, aber nicht vollständig, nicht aktuell oder nicht strukturiert dokumentiert.
In unserem QM Arztpraxis Checkliste Beitrag erklären wir:
- Was ist konkret Pflicht?
- Was muss dokumentiert sein?
- Was wird bei einer Prüfung kontrolliert?
- Wo haben Praxen typischerweise Lücken?
Diese Checkliste deckt die Anforderungen der aktuellen QM-Richtlinie des G-BA vollständig ab – strukturiert, prüfbar und praxisnah.
Gesetzliche Grundlage: Warum QM in der Arztpraxis Pflicht ist
Vertragsärzte und MVZ sind nach §135a SGB V verpflichtet, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einzuführen, weiterzuentwickeln und nachweisbar umzusetzen. Die Grundlage bildet die QM-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA). Neu niedergelassene Ärztinnen und Ärzte haben drei Jahre Zeit zur vollständigen Umsetzung. Danach gilt: kontinuierliche Weiterentwicklung und regelmäßige Selbstbewertung.
Wichtig: QM ist keine lose Sammlung von Dokumenten. Es muss strukturiert, nachvollziehbar und im Praxisalltag verankert sein.
QM Arztpraxis Checkliste: Vollständige Übersicht
Die folgende Checkliste orientiert sich direkt an den Grundelementen und Instrumenten der QM-Richtlinie.
1. Qualitätsziele & Selbstbewertung
QM Arztpraxis Checkliste - Qualitätsziele und Selbstbewertung
| Prüffrage |
Dokument / Nachweis |
Verantwortlich |
Turnus |
| Sind schriftliche Qualitätsziele definiert? |
QM-Handbuch / Zieldefinition |
Praxisleitung |
jährlich |
| Werden Qualitätsziele messbar formuliert? |
Zielmatrix |
QMB |
jährlich |
| Wird eine Selbstbewertung durchgeführt? |
Bewertungsprotokoll |
QMB |
jährlich |
| Werden Ergebnisse dokumentiert und bewertet? |
QM-Protokoll |
Praxisleitung |
jährlich |
2. Verantwortlichkeiten & Zuständigkeiten
QM Arztpraxis Checkliste - Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
| Prüffrage |
Dokument |
Verantwortlich |
| Sind Zuständigkeiten schriftlich geregelt? |
Organigramm |
Praxisleitung |
| Ist ein QM-Beauftragter benannt? |
Benennungsschreiben |
Praxisleitung |
| Sind Vertretungsregelungen dokumentiert? |
Stellenbeschreibung |
QMB |
3. Prozess- und Ablaufbeschreibungen
QM Arztpraxis Checkliste - Prozess- und Ablaufbeschreibungen
| Prüffrage |
Dokument |
Status |
| Sind alle relevanten Praxisprozesse beschrieben? |
Prozesshandbuch |
|
| Sind Anmeldung, Terminvergabe und Patientenaufnahme geregelt? |
Ablaufbeschreibung |
|
| Sind Behandlungsprozesse strukturiert dokumentiert? |
Verfahrensanweisung |
|
| Existiert eine Dokumentenlenkung? |
Dokumentenliste mit Versionsstand |
|
4. Schnittstellenmanagement
QM Arztpraxis Checkliste - Schnittstellenmanagement
| Prüffrage |
Dokument |
| Ist die Zusammenarbeit mit Laboren geregelt? |
Kooperationsbeschreibung |
| Ist die Kommunikation mit externen Dienstleistern dokumentiert? |
Prozessbeschreibung |
| Sind Informationsflüsse zwischen MFA und Ärzten definiert? |
Ablaufdiagramm |
5. Patientenorientierung
QM Arztpraxis Checkliste - Patientenorientierung
| Prüffrage |
Dokument |
| Werden Patienten regelmäßig informiert? |
Informationsblätter |
| Gibt es ein strukturiertes Aufklärungsverfahren? |
Aufklärungsdokumentation |
| Werden Patientenbefragungen durchgeführt? |
Befragungsbogen |
| Werden Ergebnisse ausgewertet? |
Auswertungsprotokoll |
6. Beschwerdemanagement
QM Arztpraxis Checkliste - Beschwerdemanagement
| Prüffrage |
Dokument |
| Existiert ein formelles Beschwerdeverfahren? |
Beschwerdeprozess |
| Werden Beschwerden dokumentiert? |
Beschwerdeprotokoll |
| Werden Maßnahmen abgeleitet? |
Maßnahmenliste |
| Wird die Wirksamkeit überprüft? |
Follow-up-Protokoll |
7. Risikomanagement
QM Arztpraxis Checkliste - Risikomanagement
| Prüffrage |
Dokument |
| Existiert ein Risikomanagementsystem? |
Risikokatalog |
| Werden unerwünschte Ereignisse dokumentiert? |
Fehlerprotokoll |
| Werden Risiken regelmäßig analysiert? |
Risikoanalyse |
| Existiert ein Maßnahmenplan? |
Maßnahmenmatrix |
8. Fehlermanagement
QM Arztpraxis Checkliste - Fehlermanagement
| Prüffrage |
Dokument |
| Gibt es eine offene Fehlerkultur? |
Leitlinie |
| Werden Fehler systematisch ausgewertet? |
Fehleranalyse |
| Werden Präventionsmaßnahmen dokumentiert? |
Maßnahmenplan |
9. Notfallmanagement
QM Arztpraxis Checkliste - Notfallmanagement
| Prüffrage |
Dokument |
| Gibt es einen schriftlichen Notfallplan? |
Notfallhandbuch |
| Werden Notfallübungen durchgeführt? |
Schulungsnachweis |
| Sind Zuständigkeiten im Notfall klar geregelt? |
Ablaufplan |
10. Mitarbeiterschulung & Fortbildung
QM Arztpraxis Checkliste - Mitarbeiterschulung und Fortbildung
| Prüffrage |
Dokument |
| Sind Schulungspläne definiert? |
Fortbildungsplan |
| Werden Unterweisungen dokumentiert? |
Unterweisungsnachweise |
| Gibt es regelmäßige Teamsitzungen? |
Sitzungsprotokoll |
11. Dokumentenlenkung
QM Arztpraxis Checkliste - Dokumentenlenkung
| Prüffrage |
Dokument |
| Sind Dokumente versioniert? |
Versionsliste |
| Ist der aktuelle Stand eindeutig gekennzeichnet? |
Dokumentenübersicht |
| Werden veraltete Dokumente archiviert? |
Archivierungsplan |
12. Interne Kommunikation & Führung
QM Arztpraxis Checkliste - Interne Kommunikation und Führung
| Prüffrage |
Dokument |
| Sind regelmäßige Teambesprechungen etabliert? |
Protokolle |
| Gibt es klare Kommunikationswege? |
Kommunikationsrichtlinie |
| Werden Entscheidungen dokumentiert? |
Entscheidungsprotokoll |
Typische Lücken in Arztpraxen
In der Praxis zeigt sich häufig:
- QM-Handbuch existiert, wird aber nicht genutzt
- Dokumente sind veraltet
- Kein Versionsstand, oder viele unklare Versionsstände
- Keine Lesebestätigungen
- Niemand weiß, wo welches Dokument liegt
- Maßnahmen werden beschlossen, aber nicht nachverfolgt
Das Problem ist selten fehlender Wille. Es ist die fehlende Struktur und zu wenig Zeit, um sich richtig darum zu kümmern.
Warum eine einfache Checkliste nicht ausreicht
Selbst wenn Sie diese Checkliste vollständig durcharbeiten, bleibt eine Herausforderung:
- Dokumente müssen aktuell sein - und auch gelesen werden
- Gesetzliche Änderungen müssen eingepflegt werden
- G-BA Anforderungen ändern sich
- RKI-Empfehlungen werden aktualisiert
- Mitarbeitende müssen nachweislich informiert und geschult werden
Ein QM-Ordner auf dem Server oder im Schrank löst dieses Problem nicht.
QM in der Arztpraxis effizient umsetzen – ohne stundenlange Eigenrecherche
Viele Praxisinhaber verbringen dutzende Stunden damit:
- Vorlagen zu suchen
- Gesetzestexte zu prüfen
- Dokumente zu formatieren
- Ordner zu strukturieren
- Aktualisierungen manuell einzupflegen
Das kostet Zeit. Und birgt Risiken.
Mit Paul erhalten Sie:
- Alle relevanten QM-Vorlagen integriert
- Alle notwendigen Vorlagen für Hygiene, Arbeitsschutz & Datenschutz
- Strukturiertes digitales QM-System
- Versionierung und automatische Aktualisierung aller Dokumente
- Lesebestätigungen für Mitarbeitende
- Zentrale Dokumentenlenkung
- Audit- und begehungssichere Struktur
Statt lose Word-Dokumente zu verwalten, klicken Sie sich durch ein vollständig strukturiertes System.
QM, Hygiene, Arbeitsschutz und Datenschutz sind klar organisiert an einem Ort. Und werden tatsächlich gelesen und genutzt.
Christian Jager, M. Sc.
Autor
Christian Jager ist Gründer und Geschäftsführer der Paul Solutions GmbH sowie der InnovaPrax GmbH. Er verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung im Gesundheitswesen und berät seit über 10 Jahren Arztpraxen, Zahnarztpraxen und Pflegeeinrichtungen zu den Themen Qualitätsmanagement, Arbeitsschutz und Hygiene.
Durch seine frühere Tätigkeit als Rettungsassistent in der Notfallrettung und im Pflegedienst kennt er die täglichen Herausforderungen der Akteure im Gesundheitswesen aus erster Hand – vom Praxisalltag bis zur behördlichen Begehung.
Als Gesundheitsökonom, QM-Beauftragter (TÜV), Fachkraft für Arbeitssicherheit, staatlich geprüfter Desinfektor und Brandschutzbeauftragter (TÜV) vereint er medizinisches, organisatorisches und technisches Fachwissen.
Er hat mit seinem Team über 100 behördliche Begehungen erfolgreich begleitet. Dieses Know-how bringt Christian Jager heute in die Entwicklung praxisnaher, digitaler Lösungen ein – mit dem Ziel, medizinische Einrichtungen sicher, effizient und nachhaltig zu machen.
Darüber hinaus engagiert er sich in Fachverbänden wie dem VDSI und der DGKH und ist weiterhin im öffentlichen Rettungsdienst aktiv.
