Die wichtigsten Funktionen unserer QM-Software
PAUL unterstützt Arztpraxen, MVZ und Pflegeheime dabei, QM, Hygiene, Arbeitsschutz und Datenschutz strukturiert und digital in einem System umzusetzen.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Funktionen unserer QM-Software: von der Dokumentenlenkung bis zur standortübergreifenden Verwaltung.
Dokumentenlenkung
Unterschiedliche Versionen, Ausdrucke und Ablagen sind eine der größten Fehlerquellen im QM. Gleichzeitig ist eine saubere Dokumentenlenkung die Grundlage für Begehungssicherheit.
PAUL übernimmt die Dokumentenlenkung vollständig automatisiert: Prüfung, Freigabe, Versionierung und Verteilung. Alle Mitarbeiter greifen jederzeit auf die aktuell gültige Version zu: Standortunabhängig und ohne Papierchaos. Das schafft Sicherheit, ohne zusätzlichen Aufwand im Alltag.
Automatische Versionierung
QM-Dokumente werden im Laufe der Zeit angepasst. Entscheidend ist dabei, dass frühere Stände nicht verloren gehen und jederzeit nachvollziehbar bleiben.
PAUL erstellt bei jeder Änderung eines freigegebenen Dokuments automatisch eine neue Version. Frühere Versionen werden revisionssicher archiviert und bleiben jederzeit einsehbar. Bei Bedarf können ältere Versionen geprüft und mit einem Klick wiederhergestellt werden.
So behalten Sie jederzeit den Überblick über die Entwicklung eines Dokuments und können bei Audits oder Begehungen zuverlässig nachweisen, welche Version zu welchem Zeitpunkt gültig war. Ohne manuelles Versionieren, ohne Dateinamen wie „v3_neu_final“. Und ohne Risiko, wichtige Inhalte versehentlich zu verlieren.
Lesebestätigungen
Gerade bei wichtigen Änderungen reicht es nicht, Informationen bereitzustellen. Sie müssen auch nachweislich zur Kenntnis genommen werden.
Mit dem Status-Check sehen Sie jederzeit, wer welches Dokument gelesen hat und wann. Lesebestätigungen sind transparent, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar. So haben Sie den nötigen Nachweis - ohne Listen, Nachfragen oder Unsicherheit.
Integrierter Texteditor
Im Praxisalltag entstehen viele Dokumente direkt im QM-System oder müssen regelmäßig angepasst werden. Externe Textprogramme bedeuten dabei oft unnötige Zwischenschritte: Dateien herunterladen, bearbeiten, erneut hochladen... und hoffen, dass am Ende alle mit der richtigen Version arbeiten.
Der integrierte Texteditor in PAUL funktioniert wie ihr gewohntes Textverarbeitungsprogramm und ist direkt im System verfügbar. Sie erstellen, bearbeiten und formatieren Dokumente in PAUL. Jede Änderung wird sofort zentral gespeichert und ist für die berechtigten Personen verfügbar.
Intelligente Platzhalter
Praxis- und Mitarbeiterdaten tauchen in vielen Dokumenten immer wieder auf. Änderungen bedeuten, jedes Dokument einzeln prüfen und anpassen zu müssen. Mit entsprechendem Zeitaufwand und Fehlerrisiko.
Intelligente Platzhalter übernehmen diese Arbeit für Sie. Ändert sich etwas, wird die Information zentral angepasst - und ist überall automatisch korrekt hinterlegt. So entstehen fehlerfreie Dokumente, ohne unnötige Wiederholungsarbeit.
Schnelle Volltextsuche
Im Praxisalltag bleibt selten Zeit, sich durch Ordnerstrukturen zu klicken. Wenn etwas gebraucht wird, dann jetzt - nicht nach langem Suchen oder Rückfragen im Team.
Die Volltextsuche in PAUL durchsucht Ihre gesamtes System in unter einer Sekunde. Inhalte werden unabhängig von Ordnern oder Dateinamen gefunden. Auch dann, wenn Sie nur noch wissen, was Sie suchen, aber nicht mehr, wo es abgelegt ist. Das spart Zeit, Nerven und unnötige Unterbrechungen im Alltag.
Dokumentenlabels
In größeren Praxen oder bei mehreren Standorten unterscheiden sich Dokumente oft nach Bereich, Relevanz oder Einsatzort. Klassische Ordnerstrukturen stoßen hier schnell an Grenzen.
Mit individuellen Labels gruppieren und filtern Sie Dokumente flexibel: zum Beispiel nach Standort, Abteilung oder Wichtigkeit. Ihre Mitarbeiter sehen genau die Inhalte, die für sie relevant sind. Das sorgt für Orientierung, spart Zeit und macht das Arbeiten mit QM deutlich leichter.
Wiederkehrende Aufgaben
Viele QM- oder Hygiene-Aufgaben sind regelmäßig zu erledigen: Kontrollen, Reinigung, Unterweisungen. Im Alltag laufen sie oft „nebenbei im Kopf mit“. Bis irgendwann Unsicherheit entsteht, ob wirklich an alles gedacht wurde.
In PAUL legen Sie wiederkehrende Aufgaben einmalig an. Ab diesem Moment erinnert das System automatisch an Fälligkeiten und Zuständigkeiten. So wird PAUL zu Ihrem digitalen Gedächtnis. Und Sie gewinnen das gute Gefühl, dass Fristen zuverlässig eingehalten werden, ohne ständig selbst daran denken zu müssen.
Prozess-Diagrammeditor
Viele Prozesse lassen sich leichter verstehen, wenn man sie sieht. Gerade bei Einarbeitung oder Vertretung ist eine visuelle Darstellung oft klarer als lange Textbeschreibungen.
Mit dem integrierten Diagrammeditor erstellen Sie Flussdiagramme direkt in PAUL: ohne zusätzliche Software. Prozesse werden verständlich, Schulungen effizienter und Abläufe für alle im Team nachvollziehbar. Und auch für Prozessdiagramme gilt natürlich: Versionierung, Dokumentenlenkung und Zuordnungen funktionieren automatisch.
QM-Vorlagen stets aktuell nach G-BA
QM, Hygiene, Arbeits- und Datenschutz unterliegen laufenden Änderungen. Für Praxen bedeutet das oft Unsicherheit: Ist das Dokument noch aktuell? Entspricht es noch den Anforderungen des GBA oder dem RKI?
Der Marktplatz in PAUL bietet Ihnen eine integrierte Bibliothek mit rechtskonformen Musterdokumenten, die zentral gepflegt und aktualisiert werden. Ihre Dokumentation bleibt damit stets auf dem neuesten Stand. Ohne, dass Sie selbst jede Änderung im Blick behalten oder nacharbeiten müssen.
Datenübernahme mit Massenimport
Das QM vieler Praxen ist über die Jahre gewachsen: in Word Dokumenten oder klassischen Ordnern im Aktenschrank. Der Gedanke, all das manuell und einzeln in ein neues System zu übertragen, bremst oft schon vor dem Start aus.
Mit dem Massenimport übertragen Sie ganz einfach Ihre bestehenden Word-Dokumente gesammelt in PAUL. Ein schneller, unkomplizierter Start ohne das zeitraubende manuelle Erstellen jeder einzelnen Datei. So bleibt erhalten, was bereits da ist. Und Sie können direkt produktiv arbeiten, statt viel Zeit mit Vorarbeiten zu verlieren.
Standortverwaltung (Multi-Site-Management)
Mit PAUL steuern Sie Ihr Qualitätsmanagement zentral über alle Standorte hinweg. Dokumente, Prozesse und Standards können einmal erstellt und gezielt für einzelne Praxen oder für alle Standorte freigegeben werden. Gleichzeitig sieht jeder Standort nur die Inhalte, die für ihn relevant sind.
So bleiben zentrale Vorgaben einheitlich, während standortspezifische Besonderheiten sauber abgebildet werden. Natürlich inklusive Dokumentenlenkung, Versionierung und Freigaben - über das gesamte Netzwerk hinweg. Das Ergebnis ist ein strukturiertes, skalierbares QM, das mit Ihrer Organisation mitwächst, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu erzeugen.
Nutzer & Rechteverwaltung
Nicht jeder im Team braucht Zugriff auf alles. Gleichzeitig müssen Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sein.
Mit der Nutzer- und Rechteverwaltung in PAUL legen Sie präzise fest, wer welche Befugnisse hat.
Das schützt Ihre Dokumentation vor unbeabsichtigten Änderungen, sorgt für klare Zuständigkeiten und schafft eine revisionssichere Struktur. Ihr QM bleibt übersichtlich, sicher und jederzeit nachvollziehbar - auch bei wechselnden Mitarbeitenden oder wachsenden Teams.
Individuelle Menükonfiguration
Jede Praxis arbeitet etwas anders. Starre Software-Strukturen sorgen oft dafür, dass Inhalte zwar vorhanden sind, aber nicht intuitiv gefunden oder genutzt werden.
Mit der individuellen Menükonfiguration passen Sie Navigation und Ordnerstruktur von PAUL exakt an Ihre Abläufe an. Die Software ordnet sich Ihrer Arbeitsweise unter. Das Ergebnis: Ihr Team findet Informationen schneller, arbeitet sicherer und nutzt das QM-System ganz selbstverständlich im Alltag.
