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Gerade im hektischen Betrieb einer Arzt- oder Zahnarztpraxis ist es entscheidend, dass jeder weiß, welche Aufgaben er oder sie übernimmt – sei es bei der Patientenaufnahme, im Hygienemanagement oder bei internen Abläufen.
Doch viele Praxen haben kein aktuelles oder übersichtliches Organigramm – und verschenken dadurch wertvolle Zeit, Klarheit und Effizienz.
Was ist ein Praxisorganigramm?
Ein Praxisorganigramm ist eine grafische Darstellung der Struktur einer Praxis. Es zeigt, welche Positionen und Verantwortlichkeiten es gibt und wie diese miteinander verbunden sind.
Typischerweise finden sich darin:
- Praxisinhaber oder ärztliche Leitung
- Medizinische Fachangestellte (MFA)
- QM-Beauftragte (QMB)
- Hygienebeauftragte
- Datenschutz- und Arbeitsschutzbeauftragte
- Verwaltung, Empfang und Abrechnung
Das Organigramm kann hierarchisch oder prozessorientiert aufgebaut sein – je nachdem, ob die Praxis Abläufe oder Rollen betonen möchte.
Warum ist ein Praxisorganigramm so wichtig?
Ein gut strukturiertes Praxisorganigramm ist weit mehr als nur eine Pflicht im QM-Handbuch – es ist ein zentrales Steuerungselement für die tägliche Zusammenarbeit.
Es sorgt für:
- Transparenz: Jeder weiß, wer Entscheidungen trifft und welche Vertretungsregelungen gelten.
- Effizienz: Aufgaben werden klar verteilt – Doppelarbeit und Missverständnisse entfallen.
- Begehungssicherheit: Bei Behördenprüfungen (z. B. G-BA oder ISO 9001) gehört ein Organigramm zum Standardnachweis für funktionierende Verantwortlichkeitsstrukturen.
- Entlastung der Leitung: Die Praxisleitung muss weniger erklären und koordinieren, da Zuständigkeiten dokumentiert sind.
Gerade in Zahnarztpraxen oder größeren MVZ-Strukturen wird das Organigramm schnell komplexer – hier lohnt sich eine digitale Lösung, die sich einfach aktualisieren und versionieren lässt.
Praxisorganigramm für Zahnarztpraxen
Zahnarztpraxen haben oft zusätzliche Verantwortungsbereiche, etwa im Bereich Instrumentenaufbereitung, Röntgen und Hygiene.
Ein Praxisorganigramm für die Zahnarztpraxis sollte daher auch Verantwortlichkeiten für diese Fachbereiche enthalten.
Beispiele für Rollen:
- Hygienebeauftragte:r für Aufbereitung und Sterilgut
- Röntgenverantwortliche:r
- Datenschutz- und Arbeitsschutzkoordinator:in
- Verantwortliche für QM-Dokumentation und Begehungsvorbereitung
Mit einem strukturierten Organigramm bleibt die Übersicht auch dann gewahrt, wenn mehrere Zahnärzt:innen, Prophylaxekräfte oder Auszubildende in die Praxisorganisation eingebunden sind.
Vorlage für ein Praxisorganigramm
Viele Praxen suchen nach einer Vorlage für ihr Praxisorganigramm – oft in Word oder Excel. Das ist ein guter Start, doch in der Praxis zeigt sich schnell: Manuelle Dokumente sind aufwendig zu pflegen, veralten schnell und führen zu Versionschaos.
Einfacher und zeitsparender ist die digitale Variante: Mit der QM-Software Paul erstellen Sie Ihr Praxisorganigramm direkt im System, können Rollen zuweisen, Verantwortlichkeiten verknüpfen und Änderungen automatisch dokumentieren.
Der große Vorteil:
Alle QM-Elemente – von Organigrammen über Hygienepläne bis zu Datenschutzmustern – sind bereits in Paul enthalten. Mit über 100+ Musterdokumenten sparen Arztpraxen typischerweise über 75 Stunden, weil alles schon vorhanden ist und nur noch angepasst werden muss. Das aufwendige Suchen nach Vorlagen oder der aktuellen Version entfällt vollständig.
Alternative zum Praxisorganigramm in Word
Wenn Sie bisher ein Organigramm in Word oder Excel geführt haben, stoßen Sie vermutlich schnell an Grenzen:
- Änderungen müssen manuell eingetragen werden
- Versionen werden unübersichtlich
- Mitarbeitende haben oft keinen Zugriff auf die aktuelle Datei
Die Alternative zum klassischen Praxisorganigramm ist eine integrierte Lösung wie Paul.
Hier wird das Organigramm automatisch mit Ihrem QM-System verknüpft – Verantwortlichkeiten sind klar dokumentiert, Änderungen sofort sichtbar und für alle verfügbar.
So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Nerven – und sind jederzeit begehungssicher.
So unterstützt Paul Ihre Praxis beim Aufbau eines effektiven Organigramms
Mit der webbasierten QM-Software Paul gestalten Sie Ihr Praxisorganigramm einfach, aktuell und übersichtlich:
- Intuitive Erstellung & Anpassung über Drag & Drop
- Automatische Versionierung und Dokumentenlenkung
- Rollen- und Standortzuordnung (ideal für MVZ oder mehrere Praxen)
- GBA- & ISO 9001-konforme Dokumentation
- Zentrale Verwaltung aller QM-Bereiche: Hygiene, Datenschutz, Arbeitsschutz und Qualität
Ob Einzelpraxis oder größere Einrichtung – Paul bildet Ihre Strukturen klar ab und sorgt für Ordnung im QM-Alltag.
Fazit: Klare Strukturen. Weniger Aufwand. Mehr Zeit für Patienten.
Ein Praxisorganigramm schafft Transparenz, Struktur und Effizienz. Doch der größte Hebel entsteht, wenn Sie das Organigramm nicht isoliert, sondern als Teil eines integrierten QM-Systems sehen.
Mit Paul digitalisieren Sie Ihr Qualitätsmanagement vollständig – inklusive aller Vorlagen, Prozesse und Verantwortlichkeiten. So behalten Sie jederzeit den Überblick und sparen durch über 100+ Musterdokumente wertvolle Zeit.
