Warum Datenschutz in der Arztpraxis besonders wichtig ist
Im Gegensatz zu anderen Unternehmen verarbeiten Arztpraxen sogenannte Gesundheitsdaten, also besonders sensible personenbezogene Daten nach Art. 9 DSGVO. Diese Daten unterliegen nicht nur der Datenschutz-Grundverordnung, sondern zusätzlich der ärztlichen Schweigepflicht (§ 203 StGB) und berufsrechtlichen Regelungen.
Das bedeutet: Für jede Praxis besteht eine rechtliche Pflicht, technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um den Schutz dieser Daten sicherzustellen: vom Empfang über den Behandlungsraum bis hin zur digitalen Dokumentation.
Eine DSGVO-konforme Praxis ist somit nicht nur gesetzlich gefordert, sondern Ausdruck professioneller und vertrauensvoller Patientenbehandlung.
Die 7 wichtigsten DSGVO-Pflichten für Arztpraxen im Überblick
1. Rechtmäßige Verarbeitung von Patientendaten
Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn dafür eine Rechtsgrundlage besteht – etwa der Behandlungsvertrag oder gesetzliche Pflichten wie Abrechnungen.
Für zusätzliche Zwecke, z. B. Terminerinnerungen per SMS oder Newsletter, ist eine Einwilligung des Patienten erforderlich.
2. Informationspflichten gegenüber Patienten
Nach Art. 13 DSGVO müssen Patientinnen und Patienten über die Datenverarbeitung informiert werden – verständlich, schriftlich und beim ersten Kontakt.
Das umfasst u. a. Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, Empfänger und Rechte der Betroffenen.
3. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Jede Arztpraxis muss dokumentieren, welche Daten wofür und wie verarbeitet werden – vom Terminmanagement bis zur Laboranbindung.
Dieses Verzeichnis ist bei Begehungen oder Anfragen der Datenschutzbehörde Pflicht.
4. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Hier geht es um IT-Sicherheit und alltägliche Abläufe:
- Passwortschutz, Bildschirmsperren, Zugriffskontrolle
- Aktenvernichtung, Clean Desk Policy
- Verschlüsselung von E-Mails, Backups
- Datenschutzgerechter Umgang mit Faxen und Scannern
5. Auftragsverarbeitung
Viele externe Anbieter – z. B. IT-Dienstleister, Praxissoftware, Rechenzentren oder Online-Terminportale – verarbeiten Patientendaten im Auftrag.
Für jeden dieser Dienstleister muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO bestehen.
6. Schulungen & Verpflichtung der Mitarbeitenden
Alle Mitarbeitenden, die mit Patientendaten arbeiten, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet und regelmäßig geschult werden.
Das schützt nicht nur vor Fehlern, sondern wird bei Begehungen aktiv abgefragt.
7. Umgang mit Datenpannen
Kommt es zu einem Vorfall – etwa einer fehlgeleiteten E-Mail oder einem unverschlossenen Patientenordner –, muss geprüft werden, ob eine Meldepflicht an die Datenschutzbehörde besteht.
Wichtig ist eine Dokumentation aller Datenschutzvorfälle und festgelegte Meldewege.
Schritt für Schritt zur DSGVO-konformen Praxis
Eine datenschutzsichere Praxis lässt sich in vier praxisnahen Schritten aufbauen:
- Bestandsaufnahme durchführen: Prüfen Sie, welche Daten verarbeitet werden, welche Systeme genutzt werden und wo Risiken bestehen.
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Informationspflichten erstellen: Nutzen Sie Vorlagen, um die Pflichtdokumente vollständig zu erfassen.
- Technische und organisatorische Maßnahmen festlegen: Dokumentieren Sie, wie Sie Daten schützen – digital und analog.
- Verantwortlichkeiten, Schulungen und Überwachung etablieren: Datenschutz lebt im Alltag. Legen Sie Zuständigkeiten fest und führen Sie regelmäßige Kontrollen durch.
Typische Fehler, die Praxen vermeiden sollten
- Veraltete oder unvollständige Datenschutzerklärung auf der Praxiswebsite
- Fehlende oder unklare AV-Verträge mit externen Dienstleistern
- Keine Schulungsnachweise für Mitarbeitende
- Fehlende Lösch- und Aufbewahrungsregelungen
- Unvollständiges Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Diese Fehler entstehen häufig, weil Datenschutzdokumente manuell in Word oder Excel gepflegt werden. Diese sind unübersichtlich, zeitintensiv und fehleranfällig.
DSGVO-konforme Praxis mit Paul: Datenschutz einfach integriert
Die QM-Software Paul wurde speziell für Arztpraxen entwickelt und deckt neben Qualitätsmanagement, Hygiene und Arbeitsschutz auch den Bereich Datenschutzmanagement vollständig ab.
Mit Paul erhalten Arztpraxen:
- Über 100 stets aktuelle Musterdokumente, darunter:
- Patienteninformationen nach Art. 13 DSGVO
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Vorlagen für AV-Verträge
- Checklisten für TOM und Datenschutzprüfungen
- Automatische Dokumentenlenkung – immer die aktuelle Version verfügbar
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Erinnerungen an Prüfintervalle
- Schnelle Volltextsuche – jedes Dokument in Sekunden finden
- Europäische Server & verschlüsselte Speicherung
Damit sparen Praxen typischerweise über 75 Stunden, weil sie keine Vorlagen mehr suchen oder Dokumente manuell pflegen müssen. Alles ist bereits vorhanden und nur noch anzupassen.
So wird Datenschutz zu einem Teil des digitalen Praxisalltags: sicher, strukturiert und begehungssicher.
Praxiswebsite DSGVO-konform gestalten
Auch die Praxiswebsite fällt unter die Datenschutzpflichten. Achten Sie auf:
- SSL-Verschlüsselung (https)
- aktuelle Datenschutzerklärung mit Angaben zu Cookies, Tools, Hosting
- Consent Manager für Tracking oder Analyse
- DSGVO-konformes Kontaktformular (keine sensiblen Gesundheitsdaten)
- E-Mail-Verschlüsselung bei Online-Anfragen
Wichtig: Selbst eine perfekt umgesetzte Website macht Ihre Praxis noch nicht vollständig DSGVO-konform – sie ist nur ein Baustein von vielen.
Fazit: Datenschutz ist Pflicht – und mit der richtigen Lösung kein Aufwand
Eine DSGVO-konforme Praxis schützt nicht nur Patientendaten, sondern auch das Vertrauen Ihrer Patientinnen und Patienten. Statt sich durch Gesetzestexte und Excel-Listen zu kämpfen, setzen Sie auf ein System, das Datenschutz, Qualität und Organisation in einem Schritt vereint.
Mit Paul gelingt der Aufbau einer vollständig DSGVO-konformen Praxis – ohne Kopfzerbrechen, mit klaren Strukturen und geprüften Vorlagen.
FAQ: DSGVO-konforme Praxis
Braucht jede Arztpraxis einen Datenschutzbeauftragten?
Ja, wenn regelmäßig mehr als 20 Personen mit Patientendaten arbeiten oder eine umfangreiche Verarbeitung sensibler Daten stattfindet.
Wie lange müssen Patientenakten aufbewahrt werden?
Mindestens 10 Jahre, bei bestimmten Unterlagen (z. B. Röntgenaufnahmen) bis zu 30 Jahre – abhängig von gesetzlichen Vorschriften.
Darf ich WhatsApp oder unverschlüsselte E-Mails für Patientenkommunikation nutzen?
Nein. Die Übermittlung sensibler Daten über unverschlüsselte Kanäle ist nicht DSGVO-konform. Nutzen Sie sichere Kommunikationswege oder Patientenportale.
Was passiert bei einem Datenschutzvorfall?
Jeder Vorfall muss intern dokumentiert werden. Falls ein Risiko für Betroffene besteht, ist die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden zu informieren.
